Cara Yang Harus Dipertimbangkan Sebelum Membeli Peralatan Kantor Baru
Baik Anda berada di pasar untuk mengganti peralatan kantor yang sudah usang atau mau membeli teknologi terbaru dan tercanggih, penting untuk memilih peralatan kantor yang tepat untuk lingkungan kerja yang tepat. Apakah mesin faks di butuhkan atau lebih hemat biaya untuk mempunyai kemampuan faks internet?
Bila kantor Anda mengirim surat massal setiap minggu, mesin surat mungkin merupakan investasi yang bagus. Apakah kantor Anda membutuhkan mesin fotokopi atau printer serbaguna yang bisa menyalin, memindai, mengirim faks, dan mencetak? Intinya yaitu uji tuntas yang tepat di butuhkan sebelum membuat keputusan pembelian peralatan utama. Solusi sempurna untuk kantor Anda ada di luar sana, Anda hanya butuh melakukan pekerjaan rumah untuk menemukannya.
Mengenai membeli peralatan kantor baru atau bekas, harga selalu menjadi faktor utama. Bukan hanya harga pembelian yang harus dipertimbangkan, namun berapa biaya untuk merawat peralatan dengan benar selama masa pakainya, berapa suku cadang atau bahan habis pakai dan bagaimana harga pembelian dibandingkan dengan merek dan model serupa lainnya di pasaran? Banyak situs website untuk membandingkan merek dan model peralatan kantor tertentu yang serupa dalam bagan berdampingan yang mudah dibaca.
Berikut beberapa cara yang harus diperhatikan sebelum membeli peralatan kantor baru, yakni:
Harga
Mengenai membeli peralatan kantor baru atau bekas, harga selalu menjadi faktor utama. Bukan hanya harga pembelian yang harus dipertimbangkan, namun berapa biaya untuk merawat peralatan dengan benar selama masa pakainya, berapa suku cadang atau bahan habis pakai dan bagaimana harga pembelian dibandingkan dengan merek dan model serupa lainnya di pasaran? Banyak situs website untuk membandingkan merek dan model peralatan kantor tertentu yang serupa dalam bagan berdampingan yang mudah dibaca.
Ramah lingkungan
Bila ramah lingkungan penting untuk perusahaan Anda, pemilihan peralatan kantor ramah lingkungan terbatas dan fitur produk yang tersedia mungkin atau mungkin tidak memenuhi kebutuhan daftar keinginan Anda. Pembelian awal mungkin lebih dari yang di antisipasi, namun, biaya pemeliharaan selama masa pakainya biasanya berkurang secara signifikan. Harus melihat peringkat berbagai jenis peralatan kantor hemat energi.
Penggunaan
Faktor penentu lain ketika mempertimbangkan pembelian peralatan kantor baru atau bekas yaitu penggunaan. Seberapa sering dan di lingkungan apa peralatan akan di pakai?
Skenario yang diberikan di paragraf pembuka yaitu contoh yang bagus, keadaan di mana peralatan kantor akan digunakan akan membantu menentukan daftar fitur produk yang di butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik serta tepat waktu. Mungkin ada baiknya melakukan survei cepat di kantor Anda untuk mengetahui kebutuhan sebenarnya dari pengguna akhir.
Pengguna akhir
Manfaat pekerjaan dan tingkat keterampilan karyawan yang memakai peralatan kantor harus dipikirkan secara serius sebelum melakukan pembelian yang signifikan. Apakah pengguna akhir membutuhkan pelatihan mengenai cara mengoperasikan peralatan kantor dengan benar secara maksimal dan apakah pelatihan tersebut diberikan tanpa biaya?
Akankah pengguna akhir mempunyai akses tak terbatas ke penggunaan online, pemeliharaan serta laporan kinerja vendor dan apakah laporan tersebut akan diberikan tanpa biaya.
Dukungan teknis dan pembaruan perangkat lunak
Dukungan teknis serta pembaruan perangkat lunak sering digabungkan dalam syarat dan ketentuan dengan pembelian yang mahal. Pada kenyataannya, keduanya mesti disertakan dengan pembelian awal peralatan kantor karena konsumen mempunyai alternatif selain kontrak layanan tradisional.
Dukungan teknis harus gampang diakses melalui nomor bebas pulsa dan pembaruan perangkat lunak harus disediakan tanpa biaya sebab tujuannya yaitu untuk menghilangkan kerusakan pabrik atau meningkatkan kinerja peralatan kantor secara keseluruhan.
Ketersediaan suku cadang dan bahan habis pakai
Putuskan apakah Anda lebih memilih suku cadang bersertifikasi dan bahan habis pakai baru di bandingkan suku cadang dan bahan habis pakai yang diperbarui. Pro dan kontra untuk masing-masing harus dipertimbangkan. Apakah suku cadang dan bahan habis pakai yang baru atau yang diperbarui tersedia dengan harga yang sesuai dengan anggaran perawatan Anda?
Penting untuk meninjau bahasa terkait suku cadang serta bahan habis pakai dalam kontrak layanan atau mewawancarai kemungkinan waktu dan vendor material yang bisa melakukan pemeliharaan yang dibutuhkan pada peralatan kantor yang sedang di pertimbangkan.
Pada akhirnya, uji tuntas Anda terkait kriteria di atas akan membantu menentukan merek, model, dan fitur produk apa yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Penting untuk memilih dengan bijak ketika melakukan pembelian yang signifikan, jangan terburu-buru prosesnya.
Pembelian terakhir pada akhirnya akan sampai pada peralatan kantor yang tepat yang memenuhi sebagian besar kebutuhan daftar keinginan Anda dan paling bermanfaat bagi perusahaan dan pengguna akhir. Semoga bermanfaat.